Digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken“

Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO

Digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken“ am 14. und 15. Juni 2021

Stand: März 2021

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie sich für die digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken“ anmelden, Programmbeiträge oder – vorschläge einreichen, die Veranstaltung besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den Datenschutzhinweisen auf unserer Website.

1. Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmenden im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation der Fachtagung ist der Forum Bildung Digitalisierung e. V., Pariser Platz 6, 10117 Berlin, vertreten durch den Vorstand: Jacob Chammon, Telefon: +49 (0) 30 5858466 – 66, E-Mail: office@forumbd.de, (nachfolgend: „Forum Bildung Digitalisierung“ oder „wir“).

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie per E-Mail an datenschutz@forumbd.de kontaktieren.

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung

2.1 Programmgestaltung

Wir gestalten unsere Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit interessierten Referierenden. Dazu veröffentlichen wir im Vorfeld zu einzelnen Veranstaltungen einen sogenannten „Call for Participation“ oder Ausschreibungen zur Beteiligung an einzelnen Veranstaltungsformaten (z. B. Markt der Möglichkeiten), mit denen wir interessierten Referierenden ermöglichen, Programmbeiträge zu der Veranstaltung einzureichen. Die eingereichten Vorschläge werden zusammen mit weiteren Angaben zu den referierenden Personen (Name, Position, Organisation und Kontaktdaten) verarbeitet, um die Programmgestaltung zu ermöglichen und um mit der referierenden Person Detailabsprachen zu den Programmpunkten zu treffen. Zu diesen Zwecken werden die Einreichungen von einer Vorbereitungsgruppe begutachtet. Diese setzt sich neben Mitarbeitenden des Vereins auch aus Vertreter:innen der Kooperationspartner zusammen. Die Weitergabe von Daten erfolgt in diesem Zusammenhang nach den in Ziffer 3 geschilderten Kriterien. Die Vorbereitungsgruppe erhält einen zeitlich begrenzten Zugriff auf die Daten und wird verpflichtet, die Daten nach Ablauf der Bewertungsfrist und ggf. erfolgten Detailabsprachen zur Durchführung der eingereichten Programmvorschläge zu löschen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.2 Organisation und Teilnehmenden-Management

Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Nachname, Organisation, Position, Land/Bundesland) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Für einzelne Veranstaltungen kann es auch erforderlich sein, dass wir zusätzlich Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer), Angaben zum Zeitpunkt Ihrer An- und Abreise vom Veranstaltungsort oder Ihren thematischen Interessen bei der Auswahl von Workshops erheben, um die Veranstaltung bestmöglich auf die Teilnehmenden abzustimmen. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:

  • Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation;
  • ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referierenden) bis zu einen Monat im Nachgang an die Veranstaltung;
  • ggf. Unterbringung (z.B. in Tagungshotels) und Verpflegung;
  • ggf. Rückerstattung von Reisekosten.

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannte Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ggf. haben Sie auch die Möglichkeit, bei der Anmeldung freiwillige Angaben zu machen (z.B. thematische Interessen). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem gemeinsamen Interesse, die Veranstaltung selbst und Folgeveranstaltungen bestmöglich auf die Interessen der Teilnehmenden auszurichten.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung einen Monat auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu 2.3).

2.3 Künftige Veranstaltungen

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, speichern wir sowie die Kultusministerkonferenz als Mitveranstalter der Fachtagung den Umstand, dass Sie die Veranstaltung besucht haben im Zusammenhang mit Ihren Stammdaten (Name, E-Mail), um Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Daten werden solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
  • wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,
  • soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen auf den Social Media Plattformen) ausgeführt ist.

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, welche die Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen (z.B. Steuerberater) gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

Für das Event- und Teilnehmermanagement insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen, die Evaluation sowie für die Durchführung digitaler Veranstaltungsformate sowie für die Einreichung von Programmvorschlägen setzen wir Systeme folgender Dienstleister ein:

3.1 doo Event-Management-Plattform

doo Event-Management-Plattform der Firma doo GmbH mit Sitz in St.-Martin-Str. 58-68 in 81541 München. Die doo GmbH sichert unter anderem durch eine verschlüsselte Datenübertragung, eine ISO-Zertifizierung und Serverstandorte in Deutschland ein hohes Maß an Datensicherheit zu. Zur Anmeldung bei einer Veranstaltung mit Hilfe der doo Event-Management-Plattform erfassen wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten (s.o.). Die doo GmbH verarbeitet Daten von Veranstaltungsteilnehmenden in unserem Auftrag, weshalb wir mit der Firma einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der doo Event-Management-Plattform finden Sie Datenschutzinformationen der doo GmbH.

3.2 LimeSurvey

Umfragen über den Anbieter LimeSurvey GmbH mit Sitz in Papenreye 63 in 22453 Hamburg werden zur Einreichung von Programmvorschlägen im Rahmen der Ausschreibung zur Beteiligung am Markt der Möglichkeiten sowie für Umfragen zur Evaluation der Veranstaltung nach deren Abschluss genutzt. Zur Einreichung von Programmvorschlägen werden Stammdaten (Name, Organisation, Position, Akteursgruppe) und Kontaktdaten (E-Mail) abgefragt. Bei der Einreichung von Programmvorschlägen werden zusätzliche Informationen zu dem geplanten Beitrag (z.B. Titel, Kurzbeschreibung) erfasst. Die Löschung der Daten erfolgt nach Abwicklung der Vertragsverhältnisse sowie unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Die Teilnahme an Umfragen zur Evaluation der Veranstaltung sowie die Einreichung von Programmvorschlägen erfolgt auf freiwilliger Basis. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO verbunden mit unserem berechtigten Interesse an der Schaffung eines partizipative gestalteten Veranstaltungsprogramms, der Auswertung und Evaluation der Veranstaltung sowie der Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei LimeSurvey erhalten Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

3.3 Eventplattform

Weitere Informationen folgen.

3.4 neXboard

neXboard ist ein digitales Whiteboard, welches betrieben wird von der neXenio GmbH mit Sitz in Charlottenstr. 59 in 10117 Berlin. neXboard wird als digitales Whiteboard auch in der HPI Schulcloud eingesetzt. Im Rahmen der digitalen Fachtagung nutzen wir neXboard für die kollaborative Arbeit und die Ergebnissicherung insbesondere in den Workshops. Teilnehmende erhalten über einen Link Zugriff zur Bearbeitung des digitalen Whiteboards. Zur Nutzung muss kein Account angelegt werden. Entsprechend erfolgt keine Angabe von Namen und/oder E-Mail. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von neXboard finden Sie in den Datenschutzinformationen der neXenio GmbH.

3.5 Mentimeter

Mentimeter wird im Rahmen von Veranstaltungen für interaktive Präsentationen und Umfragen genutzt. Der Dienst wird angeboten von Mentimeter AB, Alströmergatan 22 SE-112 47 Stockholm. Veranstaltungsteilnehmende können ohne Angabe von Namen, E-Mail und ohne Anlegen eines Kundenkontos den Dienst nutzen. Der Diensteanbieter kann Daten zur Nutzung des Dienstes (IP-Adresse, Gerätedaten etc.) erheben und verarbeiten. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Mentimeter finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters.

3.6 Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und Vorbereitungsgruppe

Für die Programmgestaltung erhält die Vorbereitungsgruppe der Fachtagung, die sich aus Mitarbeitenden des Vereins, Vertreter:innen der Kooperationspartner (Sekretariat der Kultusministerkonferenz, Landesamt für Schule und Bildung Sachsen) und drei weiteren aus dem Kreise der Kultusministerien und Pädagogischen Landesinstitute benannten Personen zusammensetzt, im oben beschrieben Umfang personenbezogene Daten der interessierten Referierenden mit ihren Programmvorschlägen (vgl. dazu Ziffer 1). Rechtsgrundlage für diese Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.
Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.
Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Fotoaufnahmen können Sie auch jederzeit die fotografierenden Personen ansprechen und ihnen mitteilen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten.

 

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    Der 14-tägliche Newsletter zu Neuigkeiten des Forum Bildung Digitalisierung und seinen Mitgliedsstiftungen sowie einem Überblick zu aktuellen Meldungen rund um zeitgemäße, digitale Bildung – kurz zusammengefasst und eingeordnet vom Team in der Geschäftsstelle.