Digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken. Voneinander lernen in Europa“

Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO

Digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken. Voneinander lernen in Europa“ am 14. September 2020

Stand: August 2020

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie sich für die digitale Fachtagung „Dimension Digitalisierung – Schulleitungen stärken. Voneinander lernen in Europa“ anmelden, die Veranstaltung besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den Datenschutzhinweisen auf unserer Website.

1. Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmenden im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation der Fachtagung ist der Forum Bildung Digitalisierung e. V., Pariser Platz 6, 10117 Berlin, vertreten durch den Vorstand: Jacob Chammon, Telefon: +49 (0) 30 5858466 – 66, E-Mail: office@forumbd.de, (nachfolgend: „Forum Bildung Digitalisierung“ oder „wir“).

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie per E-Mail an datenschutz@forumbd.de kontaktieren.

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung

2.1 Organisation und Teilnehmenden-Management

Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Nachname, Organisation, Position, Land/Bundesland) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Für einzelne Veranstaltungen kann es auch erforderlich sein, dass wir zusätzlich Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer), Angaben zum Zeitpunkt Ihrer An- und Abreise vom Veranstaltungsort oder Ihren thematischen Interessen bei der Auswahl von Workshops erheben. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:

  • Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation;
  • ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referierenden) bis zu einen Monat im Nachgang an die Veranstaltung;
  • ggf. Unterbringung (z.B. in Tagungshotels) und Verpflegung;
  • ggf. Rückerstattung von Reisekosten.

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannte Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung einen Monat auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu 2.2).

2.2 Künftige Veranstaltungen

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, speichern wir sowie die Kultusministerkonferenz als Mitveranstalter der Fachtagung den Umstand, dass Sie die Veranstaltung besucht haben im Zusammenhang mit Ihren Stammdaten (Name, E-Mail), um Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Daten werden solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
  • wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,
  • soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen auf den Social Media Plattformen) ausgeführt ist.

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, welche die Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen (z.B. Steuerberater) gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

Für das Event- und Teilnehmermanagement insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen und die Evaluation sowie für die Durchführung digitaler Veranstaltungsformate setzen wir Systeme folgender Dienstleister ein:

doo Event-Management-Plattform

doo Event-Management-Plattform der Firma doo GmbH mit Sitz in St.-Martin-Str. 58-68 in 81541 München. Die doo GmbH sichert unter anderem durch eine verschlüsselte Datenübertragung, eine ISO-Zertifizierung und Serverstandorte in Deutschland ein hohes Maß an Datensicherheit zu. Zur Anmeldung bei einer Veranstaltung mit Hilfe der doo Event-Management-Plattform erfassen wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten (s.o.). Die doo GmbH verarbeitet Daten von Veranstaltungsteilnehmenden in unserem Auftrag, weshalb wir mit der Firma einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der doo Event-Management-Plattform finden Sie Datenschutzinformationen der doo GmbH.

alfaview® Video-Conferencing-Plattform

alfaview ist eine Video-Conferencing-Plattform, über welche Personen live per Audio, Video und Textchat miteinander kommunizieren können. Wir nutzen alfaview zur Umsetzung der digitalen Fachtagung als Veranstaltungsumgebung. alfaview wird betrieben von der alfaview GmbH mit Sitz in Kriegsstr. 100 in 76133 Karlsruhe. Die Datenverarbeitung erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Nach Anmeldung zur digitalen Fachtagung, werden die Namen und E-Mailadressen der Teilnehmenden von der doo Event-Management-Plattform in alfaview erfasst, um sicherzustellen, dass ausschließlich die angemeldeten Personen entsprechend der von Ihnen ausgewählten Veranstaltungsteile (insbesondere Workshops) den benötigten Zugriff auf die zugehörigen digitalen Veranstaltungsumgebungen/-räume in alfaview erhalten. Im Rahmen der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, einen Fantasienamen als Anzeigenamen bei alfaview auszuwählen, sollten Sie nicht wünschen, dass Ihr Name für alle Teilnehmenden der Veranstaltung sichtbar wird. Für die Nutzung von alfaview ist eine Registrierung zu dem jeweiligen Event erforderlich. Sie erhalten dazu eine Aufforderung nach Erfassung Ihrer E-Mail. Nach Abschluss der Veranstaltung werden die Account-Informationen wieder gelöscht. Während der Veranstaltung werden in Echtzeit Audio-, Video- und Textdaten verarbeitet, die nicht gespeichert werden. Die alfaview GmbH verarbeitet Daten von Veranstaltungsteilnehmenden in unserem Auftrag, weshalb wir mit der Firma einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von alfaview finden Sie in den Datenschutzinformationen der alfaview GmbH.

neXboard

neXboard ist ein digitales Whiteboard, welches betrieben wird von der neXenio GmbH mit Sitz in Charlottenstr. 59 in 10117 Berlin. neXboard wird als digitales Whiteboard auch in der HPI Schulcloud eingesetzt. Im Rahmen der digitalen Fachtagung nutzen wir neXboard für die kollaborative Arbeit und die Ergebnissicherung insbesondere in den Workshops. Teilnehmende erhalten über einen Link Zugriff zur Bearbeitung des digitalen Whiteboards. Zur Nutzung muss kein Account angelegt werden. Entsprechend erfolgt keine Angabe von Namen und/oder E-Mail. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von neXboard finden Sie in den Datenschutzinformationen der neXenio GmbH.

Mentimeter

Mentimeter wird im Rahmen von Veranstaltungen für interaktive Präsentationen und Umfragen genutzt. Der Dienst wird angeboten von Mentimeter AB, Alströmergatan 22 SE-112 47 Stockholm. Veranstaltungsteilnehmende können ohne Angabe von Namen, E-Mail und ohne Anlegen eines Kundenkontos den Dienst nutzen. Der Diensteanbieter kann Daten zur Nutzung des Dienstes (IP-Adresse, Gerätedaten etc.) erheben und verarbeiten. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Mentimeter finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters.

4. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.
Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.
Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Fotoaufnahmen können Sie auch jederzeit die fotografierenden Personen ansprechen und ihnen mitteilen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten.

 

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    Der 14-tägliche Newsletter zu Neuigkeiten des Forum Bildung Digitalisierung und seinen Mitgliedsstiftungen sowie einem Überblick zu aktuellen Meldungen rund um zeitgemäße, digitale Bildung – kurz zusammengefasst und eingeordnet vom Team in der Geschäftsstelle.